Gunnar hat vor einigen Jahren mal in einem Podcast erzählt, dass er eingehende wichtige Post nicht in Ordnern abheftet, sondern sie scannt, abspeichert, und dann das Original wegwirft. Erinnert sich jemand in welcher Folge das war?
Bei mir häufen sich langsam Aktenordner an vielleicht ja doch irgendwann noch wichtiger Post zu Gehaltsabrechnungen, Versicherungen, Handyverträge, Bankkorrespondenz etc., die sowohl beim Abheften als auch beim Wiederfinden immer mehr Zeit fressen. Das fühlt sich ineffizient an, und ich würde die Aktenordner gerne abschaffen.
Wichtig erscheinen mir insbesondere drei Dinge:
Die eingescannten Dokumente müssen zuverlässig durchsuchbar sein. Da sehe ich das Hauptproblem: a) Wie gut ist die Texterkennung bei den eingescannten Dokumenten? und b) funktioniert die Suche auch zuverlässig über Dokumente hinweg?
Kann ich sicher sein, dass ich auch in 15 Jahren noch in jedem Fall auf die Dokumente zugreifen kann, selbst wenn der Anbieter über Nacht Konkurs anmeldet?
Sind die Dateien mit einem Passwort schützbar, sodass man auch sensiblere Dokumente wie Handy PINs speichern kann?
Macht das noch jemand von euch und kann Software empfehlen? Oder ist eine dafür dezidierte Softwarelösung gar nicht notwendig?
Ich scanne Dokumente einfach mit der Notizen-App am iPhone. Die Texterkennung ist bei gedruckten Texten meiner Erfahrung nach einwandfrei, über die Volltextsuche habe ich bisher noch alles gefunden. Handschriftliche Texte werden vermutlich eher nicht so gut erkannt werden.
Die gescannten Notizen sind dann sowohl in iCloud quer über alle Geräte gesynct als auch lokal auf der Platte am Mac, die mit Time Machine gesichert wird. Also ausreichend, meine ich.
Ich habe bei mir auf meinem NAS „Paperless NGX“ eingerichtet. Das verwaltet die eingescannten PDF-Dateien sehr gut, erkennt Daten, Absender etc und hilft die Dateien besser zu verwalten. Man kann die Dateien auch Taggen: z.B. mit Steuer 2022 und hat dann auf Knopfdruck alle wichtigen Daten am Start.
Das System behält die PDF-Dateien bei, so dass ich die Dateien auch später oder mit einer anderen Verwaltung öffnen kann.
Das System ist Open Source (und kostenlos) und wurde vor einigen Monaten und Cashys Blog vorgestellt.
Ich habe im Büro einen großen Einzugscanner verwendet und dort quasi ganze Aktenordner über den Einzugscanner im 3sec (pro Blatt beidseitig) eingescannt und dann per E-Mail an Paperless NGX gesendet. Ging einigermaßen flott.
Man kann Scanns auch über beliebige Smartphone-scanner-apps hinzufügen (bei Android über „senden an“ entweder per Email oder im Heimnetz (vpn) auch über eine eigene App.
Sichern muss man eine solche selfhosted Lösung natürlich auch selbst, bei mir wird jeden Abend die Änderung zu GDrive hochgeladen.
Als relativ frisch konvertierter Apple-Jünger klingt das ziemlich attraktiv für mich. Da habe ich vorallem eine Sorge: Angenommen ich entscheide mich den Apple-Kosmos zu verlassen (für mich gerade wirklich schwer vorstellbar, bin schon sehr begeistert von iPhone und iPad, aber mal ganz theoretisch angenommen), lassen sich die Scans dann gut exportieren? Und könnte man die in den Notizen angelegte Ordnerstruktur beibehalten?
Wow, das sieht in den Anwendungsbeispielen sehr genau nach dem aus, was ich gesucht habe. Wenn nicht noch andere Vorschläge kommen, werde ich mich da reinfuchsen.
Das Paperless NGX muss ich mir auch mal anschauen. Bislang hab ich per Einzugsscanner direkt nach PDF gescannt, dann früher in Acrobat die OCR laufen lassen, oder jetzt dann halt unter Linux mit ocrmypdf. Wenn das noch etwas automatischer ginge, sich dabei an meine Konventionen hält, wäre das natürlich toll.
